Organisation & mission des réceptions Mission du réceptionnaire Formation Le réceptionnaire ne peut être qu’une personne formée aux contrôles et à l’utilisation de l’outil de réception. Mission de contrôle Le Réceptionnaire assure une mission de contrôle et d’herméticité : Aucun mouvement, qu’il soit de marchandise ou de personne, ne doit échapper à son contrôle. Il engage sa responsabilité sur : • Les quantités entrées ou sorties en nombre de colis/unité d’expédition, • La qualité des colis réceptionnés ou expédiés, • La qualité du traitement des litiges de réception avec les transporteurs.  Il assure l’herméticité et la propreté de la cour et des quais de réception. Il fait respecter le protocole de sécurité et la charte des transports signée entre le magasin et les transporteurs. Rôle de la 1 ère réception La 1 ère réception a plus que jamais un rôle primordial :  Plus de la moitié des marchandises passent directement en linéaire ou en réserve : ¨contrôle aléatoire sur les fournisseurs directs  sur les entrepôts :  les produits sensibles  Les contrôles manuels déclenchés en 1ère réception : réserves en cours de transport… Détermination des responsabilités entre le fournisseur et le transporteur lors de litiges ultérieurs. Dans le processus d’accélération des flux physiques d’entrées de marchandises en magasin : tri des marchandises, balisage des flux Contrôles de première réception La première Réception exerce donc un contrôle sur :  La qualité de la prestation du transporteur, contrat de transport :  Le dénombrement de marchandise prise en charge par le transporteur est présent lors du déchargement du camion. : ­ nombre colis/palettes/unités d’expédition indiqués sur le bon de transport ou la lettre de voiture Les unités d’expédition (colis, palettes...) sont en bon état : 1. Détection de vols en cours de transport : herméticité du camion ou de la remorque, cheminement correct du câble T.I.R. pour les savoyardes (camions bâchés), plombs non conformes ou détériorés, colis ouverts, Détection d’articles invendables : colis mouillés, colis abîmés… Dégerbage des unités d’expédition 2. 3. Les litiges ou réserves détectés en première réception sont notés sur le bon de transport ou la lettre de voiture et co­signés par le chauffeur et le réceptionnaire. Les heures d’arrivée et de départ du camion sont inscrites sur le bon de transport ou la lettre de voiture. L’herméticité des boxes cartons agrafés (contenant des produits sensibles) est systématiquement contrôlée en 1ère réception.  Fonction indépendante Le Réceptionnaire assure une fonction indépendante, non soumise au commercial : Il est la seule personne à fixer les rendez­vous avec les transporteurs. Il est la seule personne autorisée à créer les réceptions. Il crée les réceptions au vu de la marchandise. Il signale, aux Responsables Appro ou C.D.G., toute anomalie de fonctionnement. Cour de service et accès réception Surveillance du quai ♦ La surveillance du quai est assurée par le Réceptionnaire. Accès extérieur sécurisé Accès autorisé Les accès, donnant vers l’extérieur, sont sécurisés. La cour de service fait partie de l’enceinte de l’Hypermarché et à ce titre, il ne doit pas être possible d’y pénétrer sans autorisation. Les allées et venues dans la cour de service doivent être motivées, connues et contrôlées par le Réceptionnaire : La liste des mouvements autorisés et non autorisés est connue du réceptionnaire En dehors des heures d’ouverture ♦ En cas d’absence du Réceptionnaire :  Les accès à la cour de service se font sous contrôle. Exemples : Clés confiées à une personne désignée, caméra, présence de la sécurité etc.. Accès par la cour L’accès du magasin par la cour de service est interdit au personnel. Accès à la cour fermés A chaque fois que cela est possible, les accès à la cour de service seront fermés. Caméra P.C. Il est conseillé d’installer une caméra reliée au P.C. permettant le balayage de l’ensemble du quai de jour comme de nuit. 2 Réception et bureau du réceptionnaire Zones de réception La réception est divisée en zones matérialisées par un marquage au sol : 3 Zone de déchargement et de contrôle : la zone est vide au moment du déchargement. 3 Zone de tri ou d’éclatement : flux de marchandises 3 Zone de retours : dépôt des retours fournisseurs en attente d’enlèvement. croisement des flux réception / expédition Dégagement des quais L’aire de réception est toujours dégagée : Le nombre de camions en cours de déchargement est limité au nombre de réceptionnaires : programmation des heures de rendez­vous ; Bureau du réceptionnaire Le bureau du réceptionnaire est disposé de sorte que le réceptionnaire ait une bonne visibilité du quai et de la cour. Le bureau du Réceptionnaire doit être surveillé ou fermé, son entrée est formellement interdite à toute personne étrangère non accompagnée. En dehors des heures d’ouverture, le bureau du réceptionnaire est fermé à clé. Les clés sont déposées au P.C. sécurité. Le tampon de réception est mis sous clé. ‚ Toute disparition de document engage la responsabilité du réceptionnaire. Matériel à disposition Chaque réception doit mettre en place ou disposer au minimum de : Elément Un planning de réception . Un téléphone Une imprimante laser Un fax Tampon de réception Tampon de refus Un appareil photographique numérique : plus de qualité, permet une transmission WEB Remarque : L’appareil peut être utilisé conjointement par le Service Sécurité et la Réception Fonction Gestion des rendez­vous transporteurs : affichage du planning actualisé et daté Communication du planning aux Chefs de marché et gestionnaires d’appros A apposer sur les documents officiels de livraison ou de retours A apposer lors de refus de livraison Etayer les dossiers de litiges au déchargement Support et documents Chaque réception doit disposer de support ou documents suivants : 3 Elément Catalogue des différents emballages Avis de réception manuels Avis de sortie Avis de cession ...