Règlement client Procédure : Comptabilité Objet : Fiabiliser la comptabilité client Domaine d’application : Elle s’applique à la réception, à l’encaissement et à la comptabilisation des règlements clients effectués par chèque, par virement, par traite ou en espèce. Pilote : Responsable Administratif et Financier Références : PR.CTB.01 ­ Processus : Comptabilité ­ Procédure : Vente, Trésorerie ­ Instructions : Règlement clients ­ Enregistrements : Avis de règlement, Chèque, Bordereau de remise, Ordre de virement, Avis de crédit, traite, Avis de domiciliation, Avis d’impayé Actions A/ REGELEMENT A TERME : CHEQUES & TRAITES Instructions Les chèques sont déposés au Secrétariat contre remise d’un bordereau de réception et transmis au Directeur. Le Resp. Commercial est saisi immédiatement lorsqu’un chèque n’est pas lettré. Après vérifications usuelles les chèques sont transmis au RAF contre décharge pour encaissement et une copie est envoyée au Resp. Commercial. La régularisation consiste à rentrer en contact avec le Resp. financier du client et lui demander de bien vouloir lettrer son règlement. Si un lettrage lui est proposé, il devra l’approuver. Il est procédé à l’endossement des chèques avec la mention du N° de cpt et à l’établissement des BR en trois exemplaires. Le chèque joint de deux exemplaires du BR sont portés à la banque et un exemplaire est retourné avec le cachet de celle­ci. Il est déposé dans le courrier du DG et transmis au RAF. Une pièce comptable est établie et le règlement est porté dans le crédit du compte client facture par facture et conformément au lettrage reçu. En cas d’impayé le client est saisi immédiatement par écrit pour une représentation du cheque et les frais d’impayés portés au débit de son compte. NB : Les traites suivent le même cheminement mais doivent être reçus avec un avis de domiciliation obligatoirement. Les ordres de virement sont reçus au secrétariat et déposé dans le courrier du DG qui les transmet au DAF. Le client est saisi immédiatement lorsque l’OV n’est pas lettré. La régularisation consiste à rentrer en contact avec le Resp. financier du client et lui demander de bien vouloir lettrer son règlement. Si un lettrage lui est proposé, il devra l’approuver. L’avis de crédit envoyé par la banque est aussi mis dans le courrier du DG et transmis au RAF avec une copie au Resp. Commercial. Lorsque la banque tarde à envoyer l’avis de crédit, le client est saisi pour qu’il vérifie avec sa banque. Après réception de l’avis de crédit, une pièce comptable est établie pour l’OV et le règlement est porté dans le crédit du compte client facture par facture et conformément au lettrage reçu. Acteurs DG Délais Sans délai Réception chèque Lettrage Régulariser Resp. Com Sans délai Encaissement RAF RAF 08h00 09h00 Remise RAF RAF Sans délai Sans délai Saisie Saisir client Impayé ? Fin B/ REGELEMENT A TERME : VIREMENTS Réception DG Sans délai Resp. Com Sans délai Lettrage Régulariser RAF Sans délai Avis Crédit Régulariser RAF Sans délai Saisie virement C/ REGLEMENT COMPTANT : CHEQUE & ESPECE Check list Un check list rapide est effectué pour la fiabilité et la conformité des documents de ventes (Facture, Dépôt Caution Emballage, etc). Régulariser En cas de NC ou de manque de fiabilité des documents de ventes, les régularisations à apporter sont notifiées au Sce Commercial. Après vérification et régularisation le cas échéant, un reçu qui correspond au montant inscrit dans les documents de ventes (Facture DCE, etc) est établi et remis au client. Le reçu est déversé dans la comptabilité après vérification du brouillard de caisse. Caissier Resp. Com Sans délai Sans délai Fiabilité ? Conformité Etablissement reçu Caissier Sans délai 1 2 Règlement fournisseurs Procédure : Comptabilité Objet : Fiabiliser la comptabilité fournisseurs Domaine d’application : Elle s’applique à la réception, à la vérification, à la comptabilisation, au paiement et au classement et à l’archivage des factures fournisseurs. Pilote : Responsable Logistique et Sécurité Références : PR.CTB.01 ­ Processus : Comptabilité ­ Procédure : Achat, Trésorerie ­ Instructions : Règlement fournisseur ­ Enregistrements : Factures fournisseurs, Bon de commande, Bon de livraison, Document d’importation, Chèque, ordre de virement, traite, L/C, Avis de règlement Actions Réception Facture Vérification Facture Apporter correction Saisir fournisseur Instructions Acteurs Délais Irrégularité? Saisir Acheteur Certification facture Crédit ? Paiement Comptabilisation Mise à jour classeur Et Mise à jour calendrier Vérification OK Ok Paiement ...